קורס אאוטלוק (Outlook) לארגונים

אנחנו משתמשים באאוטלוק כבר שנים, מה כבר אפשר לחדש לנו?

זה בדיוק העניין - רובנו משתמשים ב-Outlook ככלי לשליחת הודעות בלבד, ומפספסים כ-80% מהיכולות שלו. בקורס אני מלמדת איך להפוך את התוכנה מ"תיבת דואר" למערכת ניהול זמן חכמה. נלמד להשתמש בשלבים מהירים (Quick Steps), כללי סינון מתקדמים וקיצורי דרך שחוסכים בממוצע 45 דקות עבודה ביום לכל עובד.

איך הקורס עוזר בהתמודדות עם הצפה של מאות מיילים ביום?

אחת המיומנויות המרכזיות שנלמד היא שיטת ה- Zero Inbox אני מלמדת טכניקות לסינון רעשים דיגיטליים, תיעדוף אוטומטי של הודעות חשובות וניקוי התיבה בצורה שלא דורשת התעסקות בלתי פוסקת. העובדים מסיימים את היום עם תיבה מאורגנת ושקט נפשי, במקום לטבוע בים של הודעות שלא נקראו.

האם נלמד איך לשלב כלי AI (בינה מלאכותית) בתוך האאוטלוק?

בהחלט - כיום אי אפשר לדבר על יעילות בלי להזכיר AI. כחלק מההדרכה, אני מראה איך להשתמש ביכולות הבינה המלאכותית החדשות של מיקרוסופט (כמו Copilot וכלים נוספים) כדי לסכם שרשראות מיילים ארוכות בשניות, לנסח תשובות מקצועיות במהירות ולנהל את סדר היום בצורה אוטונומית. זהו שדרוג משמעותי שהופך את העבודה להרבה יותר מהירה וחכמה.

כמה זמן נמשך הקורס? אנחנו ארגון עמוס וקשה לנו לפנות עובדים לזמן ממושך.

זה בדיוק היתרון הגדול - מדובר בהדרכה ממוקדת וקצרה שנועדה לתת מקסימום ערך במינימום זמן. הקורס בנוי כזריקת מרץ של יעילות, ובדרך כלל מסתכם במפגש אחד או שניים מרוכזים בלבד (בני כ-3 עד 4 שעות). אנחנו לא מבזבזים זמן על תיאוריות מיותרות, אלא צוללים ישר לכלים הפרקטיים שחוסכים זמן כבר מהרגע שהעובד חוזר לעמדה שלו. זו השקעה קטנה של זמן שמחזירה את עצמה כבר בשבוע הראשון.

האם הקורס מתאים לגרסה הספציפית שיש לנו בארגון?

בהחלט - ההדרכה מעודכנת ומקיפה את כל סביבות העבודה של מיקרוסופט: החל מהגרסאות המוכרות (2019, 2021), ועד Microsoft 365 למרות שהממשק עשוי להיראות מעט שונה בין הגרסאות, עקרונות העבודה החכמה, האוטומציות ושיטות ניהול הזמן הם אוניברסליים. במהלך הקורס אני מוודאת שכל משתתף יודע בדיוק איפה למצוא את הכלים בגרסה שמותקנת אצלו על המחשב, כך שכולם מתקדמים יחד.